Trung tâm điều hành chứng từ
Kỳ hiện tại: Tháng 07/2026 · Cập nhật thời gian thực từ 4 kênh tiếp nhận (email, scan, cổng khách hàng, API)
Luồng xử lý trực tiếp — hồ sơ đang nằm ở từng bước
Bộ chứng từ xử lý theo tháng
Cảnh báo mới từ Copilot
Xem tất cả trong Copilot →Hồ sơ chờ duyệt ngoại lệ — cần bạn quyết định
| Mã hồ sơ | Lô hàng | Loại | Vấn đề | Độ tin cậy |
|---|
Hồ sơ chứng từ
Mỗi hồ sơ = một bộ chứng từ XNK (invoice, packing list, B/L, C/O…) được AI ghép tự động theo lô hàng
| Mã hồ sơ | Khách / Lô hàng | Loại | Chứng từ | Trạng thái | Độ tin cậy | Cập nhật |
|---|
DA-2607-0142 · Áo phông dệt kim — xuất EU (EVFTA)
Công ty TNHH May Thăng Long · Cảng Hải Phòng → Hamburg, Đức · Chiến lược: XK dệt may đi EU (EVFTA) · Tiếp nhận qua email lúc 08:14
Bộ chứng từ (4)
Kiểm soát chứng từ
AI phát hiện hồ sơ mới có bản nháp C/O. Đã tự soạn email (tiếng Anh) đề nghị NORDTEX xác nhận thông tin để phát hành EUR.1 — nhắc bậc 1/3.
Trích xuất — Commercial Invoice độ tin cậy 99,2%
Ma trận đối soát chéo 4 chứng từ
| Trường | Invoice | Packing List | B/L | C/O |
|---|---|---|---|---|
| Số lượng (PCE) | 12.840 | 12.480 | — | theo INV |
| Số kiện (CT) | 312 | 312 | 312 | — |
| Trọng lượng cả bì | 2.560 | 2.560 | 2.560 | — |
| Cảng xếp / dỡ | VNHPH → DEHAM | — | VNHPH → DEHAM | VN → DE |
| Trị giá (USD) | 41.088,00 | — | — | 41.088,00 |
Gợi ý mã HS — biểu thuế VN
Khai VNACCS — bản nháp tờ khai
Ngoại lệ chờ duyệt
AI xử lý phần lặp lại — con người quyết định phần bất thường. Mọi quyết định đều được ghi vào nhật ký truy vết.
| Hồ sơ | Loại ngoại lệ | AI nhận định & đề xuất | Mức rủi ro |
|---|
Tri thức mã HS Việt Nam
Cơ sở tri thức phân loại — càng dùng càng chính xác. Mỗi lần duyệt đúng = thêm một điểm dữ liệu huấn luyện riêng của doanh nghiệp bạn.
Tra cứu nhanh (demo)
Phân loại gần đây
| Mô tả hàng | Mã HS | Nguồn duyệt |
|---|---|---|
| Áo phông nam dệt kim 100% cotton | 6109.10.10 | NGƯỜI DUYỆT |
| Tôm thẻ chân trắng đông lạnh (block) | 0306.17.13 | NGƯỜI DUYỆT |
| Bản mạch in đã lắp ráp (PCBA) cho tai nghe | 8534.00.20 | AI · 98,1% |
| Ghế gỗ cao su, chưa lắp ráp (KD/RTA) | 9401.61.00 | AI · 95,4% |
| Vải dệt thoi từ sợi polyester, đã nhuộm | 5407.52.00 | NGƯỜI DUYỆT |
Back-office Copilot
Agent điều phối trên nền dữ liệu vận hành: đọc email, đối soát vận đơn, cảnh báo rủi ro, sinh báo cáo — trong giới hạn quyền được cấp.
Hộp thư — AI phân loại & soạn nháp
Tóm tắt AI: Khách gửi invoice + packing list lô áo phông PO#7741, yêu cầu xác nhận ETD 05/07. Đính kèm đã tự ghép vào hồ sơ DA-2607-0142.
Tóm tắt AI: Consignee báo thiếu 2/45 kiện. Đối chiếu tally report tại cảng dỡ cho thấy đủ 45 kiện khi giao — khả năng thất lạc tại kho khách. Đề xuất gửi POD + tally làm bằng chứng.
Tóm tắt AI: Khách mới hỏi giá 2 cont 40HC đi Los Angeles tuần 29. Đã so giá 3 hãng tàu trong hệ thống; chênh lệch thấp nhất USD 240/cont.
Cảnh báo vận hành
Báo cáo tự động
Xem Agent làm việc
Agent khai báo tự phân tích → quyết định → thực thi để chuẩn bị tờ khai. Kịch bản: lô PCBA nhập từ Thâm Quyến về Hải Phòng (hồ sơ DA-2607-0143).
Dòng hành động của Agent — thời gian thực
Trạng thái Agent
Nguyên tắc agentic
- Xử lý song song — phân loại HS chạy cùng lúc với thẩm định đối tác, không xếp hàng tuần tự.
- Trích dẫn nguồn — mỗi quyết định kèm căn cứ: công văn phân loại, chú giải HS, tiền lệ của chính DN.
- Ghi log giả định — khi dữ liệu mơ hồ, agent ghi rõ mình đã giả định gì để người kiểm tra được.
- Không lỗi im lặng — điểm nghi ngờ được đẩy sang Ngoại lệ (escalation), không tự quyết liều.
Tờ khai VNACCS
Bản nháp do AI dựng — người ký số và truyền. Ra lệnh cho Agent bằng tiếng Việt tự nhiên để tạo quy tắc khai báo.
| Số tờ khai | Hồ sơ | Nghiệp vụ | Mã LH | Phân luồng | Thuế (₫) | Trạng thái |
|---|
Kiểm soát xuất nhập khẩu
Screening 24/7 trước khi khai: danh mục cấm/hạn chế (NĐ 69/2018), kiểm tra chuyên ngành, sàng lọc đối tác theo 85+ danh sách cấm vận quốc tế cho hàng xuất Âu–Mỹ.
| Đối tượng | Loại kiểm tra | Kết quả AI | Trạng thái |
|---|
Kiểm toán tờ khai (hậu kiểm)
AI rà soát hàng loạt tờ khai đã thông quan: tìm thuế nộp thừa có thể hoàn, lỗ hổng hồ sơ trước khi hải quan hậu kiểm — biến kiểm tra từ nỗi sợ thành tiền về.
7 nhóm kiểm tra — 1.128 tờ khai đã quét
| Phát hiện | Tờ khai | Giá trị | Đề xuất |
|---|---|---|---|
| Khai MFN dù đủ điều kiện EVFTA | 6 tờ (T3–T6) | +38,4tr hoàn | Khai bổ sung C/O EUR.1 trong thời hạn |
| HS 5407.52.00 vs 5407.61.00 dùng lẫn | 3 tờ | rủi ro ấn định | Xin công văn phân loại để chốt tiền lệ |
| Thiếu bản gốc C/O lưu trữ 5 năm | 14 tờ | phạt lưu trữ | Chiến dịch đòi NCC trong Giấy phép & C/O |
| Đơn giá thấp hơn 18–23% dữ liệu ngành | 2 tờ | nguy cơ tham vấn | Chuẩn bị hồ sơ chứng minh trị giá |
| Trọng lượng B/L lệch cân thực tế 4% | 1 tờ | nhỏ | Ghi chú hồ sơ, đối chiếu phiếu cân |
Dữ liệu gốc (Master Data)
Một nguồn sự thật cho hàng hóa, đối tác và quy định — AI làm giàu dữ liệu, Watch Loop tự cập nhật khi luật đổi.
| SKU | Mô tả gốc (ERP) | Mô tả chuẩn hải quan (AI viết lại) | HS | Ưu đãi |
|---|---|---|---|---|
| TL-TS-019 | Ao thun nam CT19 trang | Áo phông nam dệt kim, 100% bông, cổ tròn | 6109.10.10 | EUR.1 0% |
| EL-PCB-114 | PCB TWS v4 SMT xong | Mạch in đã lắp ráp linh kiện (PCBA), một mặt, cho tai nghe | 8534.00.20 | form E 0% |
| CH-SHR-208 | Tom the 21/25 block 1.8kg | Tôm thẻ chân trắng đông lạnh, cỡ 21/25, đóng block | 0306.17.13 | form AJ |
| AB-CHR-051 | Ghe an KD oak son PU | Ghế khung gỗ cao su, chưa lắp ráp (RTA), sơn PU | 9401.61.00 | Lacey Act |
| EL-ADP-007 | Adapter 20W EU plug | Bộ đổi nguồn điện 20W, đầu cắm EU — cần hợp quy QCVN | 8504.40.19 | giấy phép |
| Đối tác | MST / mã | Vai trò | Sàng lọc cấm vận | Ưu tiên | Cam kết xuất xứ |
|---|---|---|---|---|---|
| Công ty TNHH May Thăng Long | 0200456789 | Chủ hàng XK | Sạch · quét 28/06 | DN ưu tiên | — |
| NORDTEX GmbH (Hamburg) | DE-EORI 8841… | Người nhập | Sạch · 85 danh sách | — | — |
| Shenzhen Bright Circuit Co. | CN-91440300… | NCC linh kiện | Sạch · quét 28/06 | — | form E · 12/2026 |
| Elmatec Vina | 0201998877 | Chủ hàng NK | Sạch | — | 3 NCC chưa nộp |
| HP Log Forwarding | 0202334455 | Đại lý khai | Sạch | Đại lý HQ | — |
Watch Loop — luật đổi, dữ liệu tự đổi theo
2 SKU của Elmatec Vina bị ảnh hưởng → thuế suất trong Master Data đã cập nhật, tờ khai nháp sau 15/07 tự dùng mức mới.
214 SKU dệt may được đánh dấu kiểm tra lại tiêu chí xuất xứ trước lần xin EUR.1 kế tiếp.
Không có SKU thuộc diện — chỉ ghi nhận, không hành động.
Quét lại 86 đối tác: 0 trùng khớp. Kết quả ghi vào nhật ký truy vết.
Chưa hiệu lực. Agent sẽ cảnh báo khi ban hành chính thức.
Giấy phép & C/O
Theo dõi giấy phép, hạn ngạch, chiến dịch thu cam kết xuất xứ từ nhà cung cấp và kho tiền lệ phân loại — không để ưu đãi thuế rơi rớt vì giấy tờ trễ.
Giấy phép & kiểm tra chuyên ngành
Chiến dịch cam kết xuất xứ NCC
Tiền lệ phân loại (công văn)
Phát hành C/O ưu đãi — kiểm tra quy tắc xuất xứ (PSR) từng dòng hàng trước khi xin
| Dòng hàng | FTA / loại C/O | Quy tắc PSR | Kết quả kiểm tra | Bằng chứng |
|---|---|---|---|---|
| 6109.10.10 · áo phông | EVFTA · EUR.1 | CTH + may & hoàn thiện tại VN | Đạt | BOM + 34 cam kết NCC vải/sợi |
| 8534.00.20 · PCBA | RCEP · DoO | RVC ≥ 40% | Đạt · RVC 62% | Bảng tính giá thành Q2 |
| 9401.61.00 · ghế gỗ | CPTPP · C/O | CTH toàn bộ NVL ngoài khối | Chờ — thiếu 2 cam kết NCC gỗ | Đang nhắc bậc 2 tự động |
Báo cáo & Phân tích
4 nhóm báo cáo: tờ khai · tài chính · tuân thủ · hiệu năng. Tự dựng báo cáo kéo-thả dưới 10 phút, xuất Excel/PDF theo mẫu nội bộ, gửi tự động theo lịch.
Thuế đã nộp theo tháng (tỷ ₫)
Bất thường mã HS — AI phát hiện
Hai mã có thuế NK chênh 5% — nếu hậu kiểm quy về mã cao hơn sẽ bị truy thu. Đã xin công văn phân loại.
Khớp với đơn hàng mới của An Bình — bình thường, chỉ ghi nhận.
Trong biên độ hợp lý theo hợp đồng dài hạn — đính kèm giải trình sẵn vào hồ sơ trị giá.
Chiến lược xử lý & Quy tắc
Không cấu hình từng hồ sơ — cấu hình theo chiến lược: mỗi luồng hàng một workflow, hồ sơ mới tự áp dụng. Mỗi chiến lược có địa chỉ email riêng để chuyển tiếp chứng từ là chạy.
| Chiến lược | Email tiếp nhận riêng | Nghiệp vụ | Xử lý đặc thù | Đích xuất | Hồ sơ T7 |
|---|---|---|---|---|---|
| XK dệt may đi EU (EVFTA) | thanglong-eu@docagent.vn | EDA · B11 | Dịch mô tả sang tiếng Việt chuẩn HQ · phân bổ cước vào dòng hàng · kiểm PSR EVFTA trước khi hứa EUR.1 | VNACCS qua ECUS | 46 |
| NK linh kiện điện tử từ TQ (form E) | elmatec-cn@docagent.vn | IDA · A12 | Kiểm RVC form E ≥ 40% · bắt buộc số công bố hợp quy với hàng nhóm 2 · quy đổi CIF | VNACCS trực tiếp | 31 |
| XK thủy sản đi Nhật (form AJ) | cathai-jp@docagent.vn | EDA · B11 | Đính kèm H/C kiểm dịch NAFIQPM · đối chiếu cơ sở chế biến trong danh sách Nhật công nhận | VNACCS qua ECUS | 18 |
Bộ quy tắc — quy tắc trên ghi đè quy tắc dưới
→ gán xuất xứ VN, bắt kiểm PSR trước khi cam kết EUR.1 với khách.
→ chuyển mã loại hình E62. Tạo từ lệnh tiếng Việt tại màn Tờ khai (POLICY-13).
→ yêu cầu duyệt 2 cấp trước khi ký số.
→ giữ hồ sơ ở bước đối soát, tự nhắc NCC — không đưa vào tờ khai nháp.
Giá trị mặc định (fallback templates)
Sự kiện & hành động tùy biến
→ nhắn Zalo nhóm vận hành + gắn deadline 2 giờ.
→ gọi webhook cập nhật trạng thái đơn hàng trong ERP.
→ email trưởng phòng XNK kèm nhật ký — nguyên tắc "không lỗi im lặng".
Truy vết & Phân quyền
Nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: Agent chỉ làm điều được cấp quyền, mọi hành động đều để lại dấu vết không thể sửa.
| Thời điểm | Tác nhân | Hành động | Đối tượng | Mã băm |
|---|---|---|---|---|
| 09:02:11 | AI AGENT | Đối soát chéo 47 trường — phát hiện 1 sai lệch số lượng | DA-2607-0142 | a4f1…9c2e |
| 08:58:40 | AI AGENT | Gợi ý HS 6109.10.10 (96,4%) kèm 2 phương án loại trừ | DA-2607-0142 | 77b0…e51a |
| 08:41:07 | N.T.LAN | Duyệt tờ khai nháp EDA → ký số → truyền VNACCS | DA-2607-0139 | c9d3…12f8 |
| 08:14:22 | AI AGENT | Ghép 4 file từ email NORDTEX vào hồ sơ mới | DA-2607-0142 | 5e8a…b043 |
| 07:30:00 | AI AGENT | Sinh & gửi báo cáo tuần 27 (theo lịch được cấp quyền) | RPT-W27 | f1c6…77d9 |
| Hôm qua | ADMIN | Thu hẹp quyền Agent: tắt "gửi email ra ngoài không cần duyệt" | POLICY-12 | 08ab…4e61 |